Termék Kategóriák
0 termék - Ft

A köznevelés intézményei és az alapítványok – Gyakorlati szövegmintákkal és jellemző hibákkal kiegészítve

Dr. Szüdi János írása

 

Az alapítványok létrehozásának és működésének, valamint támogatásuk rendjének jogi környezete is gyökeresen megváltozott az elmúlt nyolc évben. Érdemes áttekinteni a kialakult helyzetet, és megkeresni a választ arra a kérdésre, lehet-e és, ha igen, milyen kapcsolat a köznevelés intézményei és az alapítvány, alapítványok között.

 

Két részes írásunkkal szeretnénk segítséget szeretnénk nyújtani mindazon intézményvezetőnek, akik szabályszerűen szeretnék működtetni az intézményeikhez kötődő alapítványaikat, de számos kérdéssel vagy akár problémával szembesülnek.

Cikkünkben nemcsak a jogi hátteret olvashatja, hanem mintadokumentumokat is talál, a gyakorlati példákkal pedig felhívja a figyelmet a hiányos tájékozottságból adódó jellemző hibákra.

 

 

Az alapítványok iratkezelése 

Az iratkezelés rendjének kialakítása 

Miután nincs olyan jogszabály, amelyik közvetlenül, kötelezően meghatározná a civil szervezetek, így az alapítványi iratok kezelését, érdemes áttekinteni azokat a rendelkezéseket, amelyek tartalmuknál fogva segítséget tudnak nyújtani az alapítványhoz érkező, illetve az alapítványnál keletkező iratok kezeléséhez, nyilvántartásához, megőrzéséhez.

Érdemes kiindulni a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) rendelkezéseiből.

A törvény hatálya kiterjed a közfeladatot ellátó szervek iratanyagára, ily módon első lépésként azt kell tisztázni, hogy az alapítványok közfeladatot ellátó szervnek minősülnek-e. Ugyancsak kiterjed a törvény hatálya minden szerv tulajdonában levő maradandó értékű iratra. Másodszor tehát tisztázni kell e fogalom tartalmát.

 

A közfeladatot ellátó szerv fogalma

Annak ellenére, hogy a civil törvény alkalmazza, a közfeladat fogalmat nem definiálja annak tartalmát. Közhasznú tevékenység – mondja – minden olyan tevékenység, amely az alapító okiratban megjelölt közfeladat teljesítését közvetlenül vagy közvetve szolgálja, hozzá járulva ily módon a társadalom és az egyén közös szükségleteinek kielégítéséhez. [Ectv. 2. § 20.pont]

Az információ önrendelkezési jogról és az információs szabadságról szóló törvény 26. §-ának (1) bekezdése szerint a jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szervnek lehetővé kell tennie, hogy a kezelésében levő közérdekű adatot és a közérdekből nyilvános adatot erre irányuló igény alapján bárki megismerhesse. [Info. tv. 26. § (1) bekezdés]

Jól érzékelhetően a két törvény szövege sem visz közelebb a keresett fogalom megértéséhez. Ily módon a bírói gyakorlat megítélésére kell támaszkodni e fogalom megértéséhez. Konkrét ügy kapcsán hozott bírósági döntés szerint „A Fővárosi Bíróság megítélése ugyanis az a tevékenység, szolgáltatás tekinthető közfeladatnak, amely egészben vagy részben közpénz felhasználásával valósul meg.” [Fővárosi Ítélőtábla Pf.21.452/2017/4.] A Fővárosi Ítélőtábla más konkrét ügy kapcsán is arra a következtetésre jutott, hogy a közpénzből való gazdálkodás az előfeltétele annak, hogy az alapítvány egyéb közfeladatot ellátó szervnek minősüljön. [Fővárosi Ítélőtábla Pf. 21.331/2016/6.]

Közfeladat ellátásában részt vehet az alapítvány, amennyiben közcélú feladatainak a megvalósításához közvetlen vagy közvetve közpénzt használ. A részvétel az alapítvány részéről lehet állandó jellegű, ha rendszeres támogatást kap az állami költségvetés vagy az önkormányzati költségvetés terhére és lehet eseti jellegű, például pályázat. Ez megerősíti azt az elgondolást, hogy a levéltári törvényre építve érdemes kialakítani az alapítványi iratkezelés szabályait.

 

Maradandó értékű irat 

A maradandó értékű irat fogalmát a levéltári törvény meghatározza: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat tekinthető ilyennek. [Lvt. 3. § j) pont]. E törvényi rendelkezés olyan általánosan közelíti meg a maradandó értékű irat fogalmát, amelyik még inkább alátámasztja azt az álláspontot, hogy az alapítványi iratkezelés épüljön a levéltári törvényre.

Az irattári anyagok védelmének általános szabályai

Az első és talán a legfontosabb alapelv, hogy az irattári anyag védelméről, megóvásáról az alapítványnak gondoskodnia kell. Az iratok megsemmisítése is tilos, kivéve, ha szabályosan lefolytatták a selejtezési eljárást, illetve a hiteles másolatkészítés megtörtént. Az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 45/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet előírásai szerint kell gondoskodni az elektronikus másolat megőrzéséről. A megsemmisítés során jegyzőkönyvet kell készíteni, amely tartalmazza a papíralapú iratról készült hiteles elektronikus példány beazonosítására alkalmas jelölést, továbbá a megsemmisítési eljárás alá vont iratok keletkezésének vagy beérkezésének időintervallumát, a megsemmisítés elrendelésének időpontját, az aláírást és a dátumát. [Lvt. 5. §]

 

Az iratkezelés rendje 

Az alapítvány meg kell, hogy tervezze a hozzá érkező és a nála keletkező iratok kezelési folyamatát.

Az iktatókönyv tartalmazza

  • az iktatószámot,
  • az iktatás időpontját,
  • a beérkezés időpontját, módját,
  • az adathordozó típusát (papír alapú, elektronikus),
  • a küldő adatait (név, cím), acímzett adatait (név, cím),
  • ahivatkozási számot (idegen szám),
  • a mellékletek számát típusát (papír alapú, elektronikus),
  • az ügyintéző nevét,
  • a szervezeti egység megnevezését,
  • azirat tárgyát,
  • az elő- és utóiratok iktatószámát,
  • azirattári tételszámot, az irattárba helyezést.

 

Minden beérkezett vagy az alapítvány által készített iratot iktatni kell. Az iktatásnak két eleme van:

  • rá kell vezetni azt a dátumot, amely napon az irat érkezett, vagy
  • amely napon az adott irat keletkezett és ehhez hozzá kell kapcsolni egy sorszámot.

 

Az iktatott, érkeztetett és sorszámmal ellátott iratot nyilvántartásba kell venni. Ez úgy oldható meg, ha az iratnak megfelelő tárgyat adnak. Ez akkor fogadható el, ha a tárgy alapján az adott ügyirat visszakereshető.

El kell készíteni azt a nyilvántartást szolgáló dokumentumot, amelybe bevezetik az ügyirat tárgyát, sorszámát és érkezési napját. Ez lehet papíralapú, de lehet elektronikus is. A leghasznosabb tárgymeghatározás az adott ügy érintettjének a neve, hozzá rendelve az ügycsoportot, például XY támogatási ügye.

Az iratkezeléssel megbízott személy az adott ügyiratot helyezze el egy ügyirat borítóba, amely tartalmazza az ügyirat adatait, a tárgyát, a beérkezésének napját és a sorszámát.

Az ügyirat-kezeléssel megbízott személy, vagy az arra feljogosított határozza meg az ügy elintézésére köteles személyt és vezesse rá az ügyirat borítóra.

Az ügyiratot a borítóval együtt az ügyirat kezelésre jogosult személy adja át a kijelölt ügyintézőnek, aki aláírásával igazolja az ügyirat átvételét. Erre a célra egy külön átadás-átvevő füzetet lehet alkalmazni. Az átadás napja derüljön ki az átadás célját szolgáló füzetből és kerüljön bevezetésre az ügyirat nyilvántartásba.

Az ügyirat nyilvántartás alapján az iratkezelésre jogosult személy kísérje figyelemmel az ügyirat elintézésének idejét. Ezt az időpontot rá lehet vezetni az ügyirat borítójára és be lehet vezetni az ügyirat nyilvántartásba.

Az ügyirat elintézésekor az iratborítóra rá kell vezetni az elintézés napját és az elintézés módját. Az ügyirat borítóban, ha erre lehetőség van, az elküldésre, kiküldésre kerülő ügyirat egy aláírt másolati példányát el kell helyezni.

Az ügyirat befejezésének napját követően az ügyirat borítót valamennyi, az adott tárgyhoz tartozó irattal együtt el kell helyezni az irattárba. Ennek megtörténtét be kell vezetni az ügyirat nyilvántartásba. [Ltv. 9. §]

Miután az iktatást minden évben elölről kell kezdeni, az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet adott utolsó oldalon le kell zárni, áthúzni az üresen maradt részt és a következő év első munkanapján a következő üres oldalon újra lehet kezdeni az iratok nyilvántartását.

Az alapítványnak iratkezelési szabályzatot és irattári tervet is készítenie kell. Gondoskodnia kell továbbá az iratok megőrzéséről és levéltárba helyezéséről. Az irattári terv az iratkezelési szabályzat melléklete. Az iratkezelési szabályzatot az illetékes közlevéltár egyetértésével kell elkészíteni. [Ltv. 9. §, 10. § (1) bek. a) pont, (9) bek.]

 

Az iratok levéltárba adása 

Az úgynevezett nem selejtezhető közokiratokat a keletkezett naptári évtől számított tizenötödik év végén át kell adni az illetékes közlevéltárnak. Az időpontban meg kell állapodni a levéltárral. Miután a levéltári rendszer elég összetett indokolt, hogy a köznevelési intézmény alapítására létrejött alapítvány a székhelye szerint illetékes fővárosi, megyei levéltárral lépjen kapcsolatba. [Ltv. 12. § (1)–(2) bek.]

Az iratkezeléssel kapcsolatos alapítványi szabályozás elkészítéséhez érdemes építeni a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Korm. rendeletben foglaltakra. Érdemes a levéltárral egyeztetni a selejtezési idők és a levéltárba helyezés időpontját.

 

A nem selejtezhető iratok

A megjelent egyedi iratkezelési szabályzatokat áttekintve néhány ügycsoport, amelyben keletkezett iratoknál javasolt a nem selejtezhető iratok közé sorolás és ebből adódóan tizenöt év eltelte után az irat levéltárba adása:

  • alapítvány alapító okirata és annak módosításai,
  • alapítvány működését meghatározó szabályzatok és annak módosításai,
  • a kuratórium üléseiről készített jegyzőkönyvek,
  • felügyelőbizottság üléseiről készített jegyzőkönyvek,
  • tulajdonosi döntés gyakorlójának döntéseit tartalmazó dokumentumok,
  • koncepciók, fejlesztési javaslatok, iktatókönyvek,
  • iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyv, megsemmisítési jegyzőkönyv,
  • ingatlan tulajdonjogára, használati jogára vonatkozó iratok,
  • alapítvány költségvetését megállapító iratok, számviteli és költségvetési beszámolók.

 

Javaslat néhány ügyirat őrzési idejének meghatározásához

 Az őrzési, selejtezési idő általában öt év. Foglalkoztatással kapcsolatos bér- és munkaügyek selejtezési ideje tíz év. Személyi anyagok esetében a jogviszony megszűnését követő ötven év. Peres, illetve nemperes polgári eljárással kapcsolatos iratok tíz év, az ügy jogerős befejezésétől számítva. Társadalombiztosítással összefüggő iratok tíz év. Könyvviteli elszámolást közvetlen ül érintő bizonylatok őrzési ideje tíz év.

 

Letölthető MINTA jegyzőkönyv készítéséhez

 

A teljes írást a Joggyakorlat a közoktatásban 2019 augusztusi számában olvashatja.

 

© Raabe Klett Kft. | Minden jog fenntartva | Tel: +36 1 320 8632 | Email: raabe@raabe.hu | 1116 Budapest, Temesvár u. 20. I. épület I. emelet